Antes de existirem bases de dados online, as empresas usavam arquivos ou documentos físicos para guardar e compartilhar dados. No entanto, com este método documentos se perdiam facilmente e informações vazavam. Felizmente, o aparecimento de espaços virtuais como as virtual data rooms (VDRs) ou o Google Drive nos trouxe outros jeitos de armazenar informações com eficiência. Mas será que um desses serviços é melhor do que o outro?
O que é uma data room e o que é o Google Drive – e qual a diferença entre os dois?
Por não ser mais factível armazenar e compartilhar arquivos manualmente, as empresas passaram a trabalhar com fornecedores de salas de dados virtuais e bases de dados. Elas são formas seguras de acessar, armazenar, compartilhar e editar informações confidenciais.
O que é uma data room virtual (VDR)?
A data room virtual (também conhecida como VDR) é uma base de dados online com alto nível de segurança. Ela serve como um arquivo para empresas, permitindo que informações confidenciais sejam armazenadas e compartilhadas com clientes ou usuários em um ambiente controlado e protegido. Empresas envolvidas em fusões ou projetos em comum costumam operar com virtual data rooms.
O que é o Google Drive?
O Google Drive é um serviço de armazenamento em nuvem que também permite o compartilhamento de arquivos, como no Dropbox. Nele, os usuários podem gerar, salvar e compartilhar dados online com qualquer dispositivo e a partir de qualquer lugar do mundo. No entanto, o Google Drive oferece poucas opções de controle sobre quem pode ver ou baixar arquivos. Já as data rooms virtuais são feitas para grandes empresas que querem tomar conta das permissões de usuários.
Enquanto que o Google Drive é mais destinado a uso pessoal, as VDRs são feitas para entidades maiores que têm maior necessidade de outros recursos de compartilhamento.
O Google Drive foi projetado para aumentar a produtividade das empresas, melhorando a comunicação entre funcionários ou clientes. Mas é um sistema sem uma preocupação particular com a proteção de arquivos do usuário final.
As data rooms virtuais, por sua vez, são voltadas para o aspecto de segurança de informação de empresas, oferecendo recursos adicionais de proteção de dados.
Diferenças de segurança entre o Google Drive e uma VDR
Para garantir que dados confidenciais não sejam vazados e evitar o roubo de documentos, as data rooms virtuais oferecem vários níveis de alta proteção. Já um serviço genérico de armazenamento em nuvem, como o Drive, funciona sobretudo para o armazenamento e compartilhamento de arquivos pessoais, com pouca atenção dedicada à questão de segurança.
Entre os vários recursos de proteção de dados de uma VDR, temos:
- Configurações de permissão/autorização. Diferentes níveis de acesso podem ser dados a diferentes usuários mesmo dentro de uma só equipe.
- Backup de dados. O backup por meio de túneis VPN criptografados garante a proteção dos dados, permitindo que os arquivos sempre sejam recuperados.
- Acessibilidade de documentos. A data room virtual cria um ambiente controlado onde é possível monitorar a acessibilidade e visualização de qualquer dado. É possível revogar a autorização de qualquer pessoa.
- Verificação de dois fatores. Este método de verificação requer uma senha e um código temporário que é enviado ao usuário e expira em pouco tempo.
- Segurança de usuários. Os administradores têm a possibilidade de monitorar o acesso aos documentos a partir de qualquer perspectiva, garantindo que os usuários só vejam os documentos para os quais têm permissão.
- Tela bloqueada. Não é possível para os usuários realizar capturas ou impressão de tela, o que previne o vazamento de dados.
- Eliminação remota. Dados encontrados em um dispositivo roubado ou perdido podem ser bloqueados ou eliminados a fim de impedir violações de segurança.
- Destruição remota. Isto permite ao administrador definir um determinado período dentro do qual um documento pode ser baixado. Após o período se esgotar, o documento é revogado.
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Visitar o siteÉ claro que as virtual data rooms e o Google Drive foram projetados para objetivos diferentes. Embora os dois tipos de plataforma possibilitem o armazenamento e compartilhamento fácil de dados, as VDRs têm seu foco na segurança de dados enviados por companhias. Por sua vez, o Google Drive se concentra no acesso personalizado, com proteção mínima para o upload e compartilhamento de dados.
Sabendo disso, as data rooms virtuais devem ser vistas como uma opção melhor para empresas que estejam procurando armazenar arquivos com segurança e ter controle sobre o acesso a eles.
